Transparent
IPW Systems / Viden / Vidste du?

Alle har brug for noget at stå op til om morgenen…

Karriere

30/05-2024

Mod på fleksjob

Af: Jan H. Andersen, CTO hos IPW Systems A/S

Vores land mangler arbejdskraft. Samtidig kan over 30.000 ikke finde et fleksjob. I dette blogindlæg opfordrer Jan H. Andersen, CTO, virksomheder til at overveje at ansætte fleksjobbere. Det er ikke kun en mulighed for at få dækket et arbejdskraftsbehov, men også en mulighed for at give flere mennesker noget at stå op til.

Mennesker har brug for mening i livet

Ikke alle er i stand til at have et fuldtidsjob. Problemer – hvad enten de er medfødte eller opståede – kan gøre det umuligt fysisk eller psykisk at holde til 37 timer om ugen på en arbejdsplads. At man ikke kan være der på fuld tid, er jo ikke det samme som, at man ikke kan bidrage med værdifuld viden og arbejde.

Alle har brug for noget at stå op til om morgenen. Jeg vil vove at påstå, at man i længden bliver syg af ikke at have det. Selvom vores arbejde ikke (nødvendigvis) skal være vores identitet, så er den sociale værdi af det at have kolleger af betydelig værdi for de fleste. Det er det også at føle, at man hver dag står op og udretter noget, som giver mening. De fleste mennesker ønsker jo også at kunne klare sig selv i så vid udstrækning, som det er muligt for dem.

 

Det er ikke blot en opgave for “det offentlige”

Det er et fælles ansvar at sikre, at alle mennesker kan have noget at stå op til. Den opgave kan “det offentlige” ikke løse alene. Det kræver virksomheder med relevante job, som også er parate til at være fleksible og tør åbne døren for dem, der ikke lige passer ind i den sædvanlige skabelon.

Heldigvis har vi her i Danmark muligheden for at få tilkendt et fleksjob. I et fleksjob arbejder man, så meget man er bedømt til at kunne holde til, og får af kommunen et fleksløntilskud, så lønnen kommer tættere på, hvad man kunne have fået på fuld tid.

Det er absolut ikke så let at blive tilkendt et fleksjob. Der skal tungtvejende grunde til. Det skal i den enkelte kommune først afdækkes, om man er ude af stand til at fastholde beskæftigelse på grund af en varig og væsentlig begrænset arbejdsevne. Ved udgangen af 2023 var over 30.000 personer godkendt til at kunne få et fleksjob uden dog at have et.

Dette indlæg skal dog hverken handle om rimeligheden i vores social- eller arbejdsmarkedspolitik. Det skal derimod være en opfordring til virksomheder til at slå dørene op for medarbejdere, der ikke kan være på arbejde under de normale vilkår for et job.

Specialiseret arbejdskraft med få risici

Hos IPW Systems A/S har vi haft medarbejdere ansat i fleksjob i mange år. Lige nu har vi 5.

Som så mange andre virksomheder, så har vi mange typer opgaver, der ikke i sig selv kan bære en fuldtidsansættelse. Man kan naturligvis satse på at finde medarbejdere, der på magisk vis er gode til flere af opgaverne, så de kan udfylde et fuldtidsjob i kombination. De fleste, der har prøvet den model, kan sikkert bekræfte, at det slet ikke er så let at finde.

Alternativt kan man fordele opgaverne på flere personer, der arbejder på reduceret tid. Blandt de mange kandidater til fleksjob kan du jo finde nogle, der er både dygtige og passionerede for den enkelte type opgave, der skal løses.

Det er et nærliggende spørgsmål, om man ikke som arbejdsgiver påtager sig en stor økonomisk risiko ved at have fleksjobansatte. Og nej, det gør man faktisk ikke. Naturligvis vil man mangle deres indsats, hvis de bliver sygemeldte, men fleksjobaftalerne er også økonomisk fair overfor virksomheden.

Det er klart, at de sociale omkostninger i virksomheden er større, når opgaverne er fordelt på tre medarbejdere frem for én. Til gengæld er din risikospredning tilsvarende større. Også i forhold til sygemeldinger, som jo altså ikke kun er noget, der forekommer blandt fleksjobbere.

Værdifulde medarbejdere med stor ansvarsfølelse

Hvad man til gengæld får i fleksjobansatte, er engagerede, loyale medarbejdere, der lægger så mange kræfter i arbejdet, som de kan. Jeg kan stå 100% inde for, at vi hos IPW meget nødigt vil undvære vores fleksjobmedarbejdere, der udfører vigtige funktioner i vores dagligdag. De tager bestemt også mindst lige så stort et ansvar for, at vi har en god arbejdsplads med godt humør, som alle de øvrige medarbejdere gør. Der er faktisk ingen, der overhovedet skænker det en tanke, hvem der er ansat under hvilke vilkår. Her er alle lige uanset ansættelsesform.

Jeg kan derfor kun opfordre til, at du også overvejer at besætte fremtidige stillinger med mennesker i fleksjob. Det er der ganske god fornuft i. Det bør faktisk ikke kræve ret meget mod.

 

 

Åbn døren for
fleksjobberes potentiale

Manglen på arbejdskraft er en åben invitation til at tænke innovativt og inkluderende. Ved at åbne virksomhedens døre for fleksjobbere, kan vi ikke alene dække vores behov for arbejdskraft, men også give mennesker med særlige behov en chance for at vise deres værdi og finde mening i arbejdslivet.

Styrk dit team
med mangfoldighed

Hos IPW Systems har vi god erfaring med ansættelse af fleksjobbere og har set, hvor meget værdi de tilfører vores team. Fleksjobordningen tillader ansættelse på individuelt tilpassede vilkår, hvor medarbejderne yder efter evne, og virksomheden understøttes økonomisk gennem løntilskud. Denne fleksibilitet reducerer risikoen og øger produktiviteten ved at matche arbejdsopgaver med medarbejdernes kapacitet.

Et skridt mod en
mere inkluderende fremtid

At integrere fleksjobbere i arbejdsstyrken handler om mere end bare at fylde jobpositioner: det er også et spørgsmål om socialt ansvar og er et skridt mod en mere inkluderende og mangfoldig arbejdsplads. Dette viser, at vi anerkender og værdsætter hvert eneste talent, og at vi er forpligtede på at skabe muligheder for alle medarbejdere, uanset deres individuelle udfordringer.

Brug IPW til dit ISMS

Vidste du?

14/05-2024

ISO 27001 og it-sikkerhed i IPW

Der er næppe tvivl om, at it-sikkerhed er blevet mere aktuelt end nogensinde. Vi er dybt afhængige af it og vi er derfor også potentielt sårbare, når et stigende antal mennesker med onde hensigter vil forsøge at ramme os. Derfor efterspørger it-ansvarlige, hvordan de kan bruge deres IPW-system som et redskab til arbejdet med it-sikkerhed. De er også nysgerrige på, hvordan vi selv, internt i IPW, arbejder med it-sikkerhed.

 

Hvorfor ISO 27001? Kan man ikke bare have en god it-sikkerhedsprocedure?

Jo, det kan man sikkert. Men der er mange – og gode – grunde til at arbejde hen imod en ISO 27001-certificering. ISO 27001 er en international standard, som ikke kun fokuserer på det tekniske – hardware og software – men også på mennesker og processer. Teknisk sikkerhed er meget lidt værd, hvis der ikke er kontrol over det menneskelige aspekt.

 

Hvordan anvender vi vores software til ISO 27001?

Hos IPW er vi selv godt i vej med at træde ombord i ISO 27001. Som virksomhed skal vi certificeres i ISO 27001 i 2024 som erstatning for vores nuværende ISAE 3402.

Vi har valgt ISO 27001, fordi den er globalt anerkendt best practice, og er det naturlige næste skridt for os som moden organisation. Det øger tilliden fra kunder og samarbejdspartnere og er et godt signal overfor især større organisationer.

Som andre virksomheder, der aktivt arbejder med it-sikkerhed, skal vi have et fleksibelt informationssikkerhedssystem, der sikrer, at vi ikke kun har kontrol og er i fremdrift, men at vi også kan dokumentere begge dele.

Som alle øvrige ledelsesstandarder er reviderede politikker, producerer og vejledninger et nødvendigt udgangspunkt for ISO 27001. Alle redskaber til dette findes ud af boksen i vores software. Det er sådan, vi entydigt dokumenterer og kommunikerer vores regler om, hvad man må og ikke må, hvad enten det handler om kodeordspolitik, opbevaring af data, håndtering af persondata eller anvendelse af tredjeparters løsninger.

Præcis som med de øvrige ledelsesstandarder, så skal vi ikke kun udstikke regler. Vi skal også kontrollere, at de efterleves og har den tiltænkte effekt, og vi skal løbende evaluere, om de skal udvides med yderligere tiltag.

Årshjulet i dit ISMS

Det gælder generelt for certificeringer, at de ikke er en engangsforeteelse; man skal kontinuerligt opretholde og forbedre det, man er certificeret efter.

Et godt udgangspunkt for dette er at etablere et årshjul. Dette har vi også lavet til vores eget ISMS. Et årshjul er ganske enkelt en formular, som styrer alle tilbagevendende opgaver og kontroller, og som integrerer ISMS-arbejdet i vores daglige drift. Nogle opgaver udføres én gang om året, andre med en lavere frekvens. Man kan også tildele ansvar til udvalgte medarbejdere, hvis det er relevant.

En årshjulsopgave kan fx være ’Test af it-sikkerhedsberedskabsplan’, hvor vi simulerer en alvorlig hændelse. Her tryktester vi den eksisterende beredskabsplan i detaljer for at finde mangler og svagheder. Finder vi sådan nogle, bliver de registreret som en finding.

Registrering af findings

Til dette formål har vi bygget en findings-formular, hvor vi registrerer fundne svagheder eller måske blot observationer, der kan styrke planen yderligere. Hvad har vi fundet hvor, hvem er ansvarlig for at rette op på det, og inden hvornår skal det udbedres?

[singlepic id=213 w= h= float=none]

Findings-formularen hjælper til at identificere områder, der kræver forbedring, og vi kan samtidig dokumentere, at vi auditerer vores procedurer med jævne mellemrum og håndterer eventuelle udfald.

Overblik over informationsaktiver

I arbejdet med it-sikkerhed er det nødvendigt at få det fulde overblik over virksomhedens informationsaktiver – altså groft sagt alle de systemer, hvori virksomhedens data opbevares og bearbejdes.

[singlepic id=214 w= h= float=none]

Hertil har vi bygget en formular til informationsaktiver. Her kan vi blandt andet vurdere det enkelte informationsaktivs score på de centrale begreber i it-sikkerhed: Fortrolighed, integritet og tilgængelighed. På baggrund af blandt andet dette, kan vi nemt identificere og dokumentere, hvilke informationsaktiver der er kritiske forretningssystemer. Det er også her, vi dokumenterer det interne ejerskab af informationsaktivet, har kobling til vores leverandørstyring, leverandørevaluering, vores risikovurdering og ikke mindst eventuelle GDPR artikel 30-registreringer på informationaktivet.

Dokumentation af SoA’en

Har man kendskab til ISO 27001, så vil man også være stødt på begrebet SoA – Statement of Applicability. Dette er listen over centrale it-sikkerhedsrelaterede kontroller, man skal have taget stilling til og – med få undtagelser – have implementeret.

[singlepic id=215 w= h= float=none]

Dette er også oprettet som en formular i vores eget ISMS. Her har listet alle SoA’ens punkter sammen med vurderingen af vores implementeringsgrad af det enkelte punkt. For at gøre det nemt at auditere er hvert enkelt punkt også knyttet sammen med alle ressourcer, der kan dokumentere vores implementering. Det kan fx være links til relevante politikker og producerer, eller være links til de andre formularer, hvor kontrollen håndteres og dokumenteres.

Awarenesstræning

Et eksempel på en sådan formular er planlægning og dokumentation af awarenesstræning. I ISO 27001 – og for den sags skyld enhver it-sikkerhedsstandard – kommer man
ikke uden om struktureret at arbejde med træning af medarbejderne. Med
registreringerne i vores formular til dette kan vi dokumentere ikke kun den allerede
udførte træning, men også give et samlet overblik over planerne for det kommende år.
Inklusive beskrivelse af træningen, hvem den er tiltænkt og hvem der er ansvarlig for
udførelse.

[singlepic id=218 w= h= float=none]

[singlepic id=217 w= h= float=none]

Samlet plan for interne og eksterne audits

Noget tilsvarende gælder for auditering. Heller ikke her adskiller it-sikkerhedsarbejdet sig fra øvrige ledelsesstandarder. Der skal løbende auditeres både internt og eksternt, og det er nødvendigt at have en dokumenteret plan for dette. Dette etableres også nemt som en formular i IPW, så det kan vises, at årets auditarbejde spænder bredt over itsikkerhedsarbejdets forskellige områder. Der er også her et overskueligt overblik over alle de forskellige typer ekstern auditering, der foretages, hvad enten det er auditbesøg fra kunder, vores eksterne samarbejdspartnere til sikkerhedsaudit, penetrationstest eller ekstern audit af vores egne leverandører. Dine audits også være kilden til findings, der skal viderebearbejdes.

[singlepic id=216 w= h= float=none]

Risikostyring på informationsaktiver

Som du måske kan fornemme, indeholder IPWs ISMS mange elementer. Dette er uundgåeligt i ISO 27001. En sidste ting, jeg også bør fremhæve, er formularen til
risikostyring. Risikostyring er et afgørende element i arbejdet med it-sikkerhed. For at etablere tilstrækkelige kontroller, er du nødt til at overveje, hvilke risici der findes.
Hos os er risikostyringen især knyttet til informationsaktiverne. Hvad er for eksempel risikoen, og hvordan håndterer vi det, hvis Microsoft 365 eller vores datacenter ikke er
tilgængeligt eller bliver kompromitteret.

En god kilde til inspiration til risici er naturligvis at kigge på tidligere sikkerhedshændelser. Også indsamlingen af sikkerhedshændelser – og deres efterfølgende behandling – kan
naurligvis bygges i IPW-systemet.

[singlepic id=211 w= h= float=none]

[singlepic id=212 w= h= float=none]

Masser af synergi ved at bruge samme it-system

Hvis du har kløet dig i hovedbunden over, hvordan du organiserer jeres itsikkerhedsarbejde, så tør vi godt love, at du faktisk har gode redskaber tilgængelige
allerede i IPW. Og ikke bare det: I opnår også en masse synergi.

At implementere formularer på årshjul, SoA, informationsaktiver, audits, findings og andet i forhold til ISO-standarden kan sidestilles med almindelig kvalitetsledelse, hvor I også har
kontrolpunkter og audits på procedurer. Her bruges IPW til at lave formularer på afvigelsesregistreringer, kundereklamationer, forbedringsforslag, bestilling af arbejdstøj.
Alle mulige formål. Og it-sikkerhedsarbejde er samme princip. Det kræver bare nogle lidt andre udformninger af lignende formularer og registreringer.
Det er en fordel, at det kan etableres i helt samme system som virksomhedens øvrige ledelsesarbejde. De forskellige politikker, procedurer og registreringer kan gøres
tilgængelige for de relevante medarbejdere. Uanset om de blot skal kende til kodeordspolitik, eller om de skal have ansvar for udvalgte, løbende kontroller, onboarding,
awarenesstræning eller audit.

Har du brug for formularkompetencer i forhold til ISMS? Så ræk ud. IPW yder ikke konsulentbistand på it-sikkerhed og certificeringer, som jo omfatter meget mere end
etablering af et ISMS-system, men vi giver altid en hjælpende hånd med at bygge formularer fra bunden.

 

 

”Der er masser af synergi ved at
bruge IPW til ISMS, da meget
it-sikkerhedsarbejde kan sidestilles
med almindelig kvalitetsledelse.”

 

Morten Hougs, Product Manager,
Information Security & Compliance Manager
IPW Systems A/S

Datavisualisering er ubrugeligt!

(medmindre du har en procedure, der sikrer kvaliteten af dine data)

Vidste du?

19/01-2024

Fast datavisualiseringsprocedure

Mange af os opretter fancy PowerBI Dashboards i et væk; Smart er det, og godt ser det ud! 

Men risikoen for, at det stopper ved de flotte grafer og diagrammer, er stor. Det skyldes, at næsten lige så mange af os glemmer at prioritere det efterfølgende, gentagne analysearbejde. Det analysearbejde, som netop er det, der kan give de vigtige indsigter, som gør ALT smartere. 

Det store spørgsmål er, hvordan du sikrer og højner kvaliteten af visualiserede data? Her er der i hvert fald tre svar, du bør tage med under armen: 

Prioritér din gentagne analyse  
Sæt en fast aftale i kalenderen – med dig selv, din nærmeste kollega eller en IPW Konsulent.

Etablér en proces for dataanalyse 
Tag afsæt i, hvorfra der skal hentes data. Hvad der skal måles på? Og hvor ofte det skal analyseres?  

Følg din datavisualiseringsprocedure  
Måske i virkeligheden det vigtigste. Hvorfor får du at vide nedenfor. 

Hvorfor skal du analysere visualiserede data?

Når du, over tid, analyserer data, får du et klart billede af, hvor I bør sætte ind. Det vil blive tydeligt for dig, om I bevæger jer i den ønskede retning eller ej.  

Det handler om, at du kigger nærmere på, om der er noget, der stikker udenfor eller skævvrider billedet? Og dernæst forholder dig til, om der er en naturlig årsag hertil? Hvis ikke, er det her, du skal sætte ind. 

Formålet med en fast datavisualiseringsprocedure er altså at gennemse dine visualiseringer med henblik på at fange trends og udsving og opnå indsigter for at kunne træffe de smarte, fornuftige, fremsynede beslutninger.  

I denne proces kan du med fordel inddrage den (som måske er dig selv?) eller de datavisualiseringsansvarlige og eventuelt også ledelsen. Det er en stor fordel, at du ikke står alene med opgaven, men også får input fra andre. Processen bør selvfølgelig også tage højde for, hvordan du indsamler data – herunder hvordan du involverer og træner de medarbejdere, som praktisk udfører registreringerne.  

Garbage in – garbage out, du ved.    

Måske bør dit datagrundlag også ses efter? 

Verden ændrer sig, og når den gør, påvirkes virksomheden og ledelsessystemet også. Der kan komme nye standardkrav, som virksomheden skal forholde sig til og måle på. Fx NIS2, ESG. Det kan også mere lavpraktisk være omstændigheder, der ændrer sig, og at ledelsen ønsker nye områder belyst.   

Derfor er det også essentielt, at du, over tid, forholder dig til, om det, I måler på, rent faktisk er tilstrækkeligt til at give jer de ønskede indsigter?  

Bør registreringsformularen gentænkes?  

Bør I tilføje yderligere målepunkter – eller måske fjerne nogle, der er irrelevante?  

IPW systemet er fleksibelt, og du kan påvirke data ved at tilpasse og ændre opsætningen af formularer. Det essentielle er, at du stiller dig vedvarende kritisk over for, om de data, I indsamler, giver et fulde billede.  

 

Er du endnu ikke kommet i gang med datavisualisering?  

Her er, hvad du skal være opmærksom på: 

BI i ledelsessystemer – Sådan får du maksimal værdi ud af data  

Sådan sikrer du optimale snitflader til IPW i dit IT-landskab

Vidste du?

16/01-2024

Snitflader mellem IT systemer

IT-systemer integrerer i stigende grad med hinanden. Derfor er det vigtigt, at du har indsigt i, hvordan du skaber gode brugerflader på tværs af platforme. Og implicit i dét: At du er opmærksom på, at jeres IPW-løsning indgår i et større systemlandskab i din organisation.

Hvorfor? Fordi som kvalitetsansvarlig har du en super vigtig rolle i at sikre, at systemet interagerer med de øvrige, interne systemer, så det er tilgængeligt, trygt og værdiskabende. Først og fremmest fordi kvalitetsafdelingen sidder på en guldgrube af viden, og fordi det gode samspil er med til at synliggøre jeres indsats på kvalitetsledelse. Men dårlige snitflader mellem IT systemer har også store, daglige ressourcetab på samvittigheden, og de besværliggør dataopsamling generelt.

Så du er nødt til at gå forrest og hjælpe dine brugere. At alle medarbejdere har systemadgang, betyder ikke nødvendigvis, at de har nem adgang, og eftersom tid er dyrebart, er det essentielt at minimere fejlkilder, minimere afhængighed af enkeltpersoner og komme væk fra manuelle processer, der lugter af virkelig meget arbejde.

To enkle tiltag kan fordoble brugeraktiviteten

Organisationer, der lykkes med at etablere og fastholde en høj brugeraktivitet, er bevidste om de to største barrierer for, at brugerne kommer ind i IPW-systemet. Og det er gudsjammerligt konkret, totalt usexet og lige til at implementere:

  • Samme login til alle systemer: Den måske største barriere ligger i, at brugeren ikke kan huske sit password. Ja, sværere og mere originalt er det ikke. Det er næsten pinligt, så oplagt det er. Så en must nr. 1: Indfør samme personlige brugernavn og kodeord hele vejen rundt i systemlandskabet, fx via Microsoft Entra Id, så når man først er logget ind, kommer man hurtigt ind i de næste systemer.
  • Nemt tilgængelige links og genveje: En anden ikke overraskende barriere er, at brugeren ikke kan finde systemet. For nogle kan webadressen være den største hindring, hvis de ikke kan huske, at de skal skrive ’kvalitet’. Brugere uden for kvalitetsafdelingen har typisk ikke genveje i deres browser, så sørg for URL’er, der afspejler systemets navn, og som er kendt af alle. Sørg også for velplacerede links rundt omkring, så de hurtigt kan finde og få adgang til IPW – uden fornemmelsen af at skifte frem og tilbage mellem systemer.

6 råd: Det skal der til for at skabe gode snitflader

  • Vær bevidst om, hvordan IPW er placeret i jeres systemlandskab, og de interaktioner der er mellem jeres systemer. Sælg IPW ind internt, så værdien af kvalitetsafdelingens store vidensbank bliver synliggjort.
  • Kend dine brugere – hvad er deres primære IT-værktøjer i dagligdagen, og hvordan tilgår de IPW?
  • Opsæt lette genveje. Du kan ikke antage, at brugerne selv finder ud af at lave genveje. De skal hjælpes, og bittesmå, velplacerede links gør en kæmpe forskel for, at brugerne rent faktisk bruger IPW.
  • Sørg for rene og internt kendte URL’er til IPW-systemet, så du ikke taber brugere allerede dér.
  • Indfør samme login alle vegne for den enkelte bruger, også kaldet single sign on (SSO).
  • Undersøg alternativer til integrationer. Der kan nemt opsættes ufarlige, automatiserede imports, som ikke kræver en integration.

 

 

Sådan taler du med din IT-afdeling om integration

Snitflader eksempler

Jo bedre du klæder jeres IT-afdeling på omkring behovet, jo nemmere bliver opgaven for dem.

Denne model kan du bruge som afsæt til en snak med IT om, hvad og hvordan gør vi det her?

Identificér kilden:

Hvor ligger dataen henne? Hvilke og hvor meget data er der tale om? Leverandører er et eksempel i forhold til leverandørstyring. Vi skal ikke have samtlige leverandører fra virksomhedens økonomistyringssystem, for der er også leverandører af toiletpapir. Det er ikke dem, du skal lave leverandørevaluering på, så det er et udvalg. Der er altså nogle kritiske leverandører, så der skal være en form for datafiltrering.

Leveringen

Hvordan får vi data fra det ene system til det andet? Det er sjældent man har brug for live data, men forhold jer til hvor, hvor tit og hvordan data skal leveres.

Og destinationen

Hvor skal data havne og i hvilket format? Hvad er det for noget data der kommer – er det tekststrenge, datoer, telefonnumre? Hvilke felter skal data havne i det system, som skal modtage data? Lav gerne en mapping-tabel, som viser hvor data kommer fra, hvilket format det har, og hvor det skal havne.

Gør ISO certificering til din bedste allierede

Vidste du?

25/11-2023

ISO certificering som katalysator

Større og børsnoterende virksomheder er gennem flere år blevet mødt af voksende rapporteringskrav, mens der for almindelige SMV’er endnu ikke er tale om lovkrav, men frivillige standarder. Presset fra kunder og samarbejdspartnere med branchekrav på compliance er imidlertid voksende. Der er stor brandværdi i at være certificeret. Fx mener 66%, at standarder er vigtige for den grønne omstilling i deres branche. Det viser en analyse fra Oxford Research blandt danske virksomheder, der arbejder med standarder.

 

Så når to ud af tre SMV’ere ikke eller næsten ikke arbejder med grøn omstilling og hen mod en certificering, skyldes det ofte en oplevelse af manglende ressourcer. En certificeringsproces er krævende, og der kan synes højt op ad det bjerg for en mindre produktionsvirksomhed.

 

Brug fleksibiliteten i standarden til at skabe værdi

Men selvom motivationen for at blive certificeret måske er styret af frygt eller modvilje, kan processen – med det rigtige mindset – være en kæmpe opportunity. Den overordnede ramme, certifikatet på væggen, kan du ikke gøre noget ved, men du kan bruge fleksibiliteten i standarden til at skabe værdi på det modenhedsniveau din virksomhed har og lægge fundamentet til fremtiden.

 

Med andre ord: Se det som en mulighed, når I nu alligevel skal gøre det.

Hvad er din virksomheds modenhedsniveau?

Ubevidst

Her er typisk tale om virksomheder, som ikke er certificeret eller efterlever krav i standarderne.

  • Kan være et nødvendigt stadie for nyopstartede virksomheder.
  • Det handler udelukkende om drift og salg.




Reaktiv

Virksomheder med en reaktiv bevidsthed kan både være certificerede og ikke certificerede virksomheder.

  • Her dannes ofte en kultur af at være dygtige brandslukkere.
  • Succeser måles på antal brande der slukkes.
  • Der benyttes udelukkende værktøjer som er reaktive/afhjælpende.
  • Der er ofte kløfter mellem strategi, politik, mål og handlingsplaner.
  • Strategi og handlinger ses ikke forankret i organisationen.
  • Ledelsen uddelegerer – men tager ikke altid ansvar.




Proaktiv

Virksomheder med en proaktiv bevidsthed er oftest certificerede.

  • De formår at bruge kravene i standarderne til at understøtte strategi og mål.
  • Der er en rød tråd mellem strategi, politik, mål og handlingsplaner.
  • Der benyttes aktivt værktøjer til at forebygge risici.
  • Ledelsen går forrest som det gode eksempel.
  • Medarbejderne inddrages og der skabes ejerskab.
  • Der arbejdes i vid udstrækning med integrerede ledelsessystemer.

 

Kunsten at arbejde værdiskabende med dit ledelsessystem

 

Lige så meget som den interne motivation for at blive certificeret betyder, lige så vigtigt er det for arbejdet med at opnå ISO-certificering, at virksomheden har et veludviklet ledelsessystem.

 

Udover konkurrenceevne og en psykologisk sikkerhed, som opstår i virksomheder på det systematiske bevidsthedsniveau (jf. modellen ovenfor), er ledelsessystemet en forudsætning for at bygge en grundstruktur på værdiskabende procedurer, instruktioner og processer.

 

Her får virksomheden et fundament, der giver overskud til at kigge ind i arbejdsprocesser. Tage værdikæde-diskussioner. Lære af fejl og afvigelser. Implementere initiativer på tværs af afdelinger. Tænke fremad og træffe bevidste valg.

 

På den baggrund vil ISO certificeringen synliggøre, at din virksomhed er på niveau. I kan holde audit uden at skulle holde facaden, og internt mindskes jeres sårbarhed overfor 60-arbejdstimer-om-ugen ejerlederen, der pludselig får en blodprop. Eller de tre nøglemedarbejdere ved vigtige specialmaskiner, som ikke møder op.

7 vigtige overvejelser, du bør gøre dig

  1. FORANKRING I LEDELSEN
    Topledelsen skal vise lederskab og aktivt deltage i processen. Hvis ledelsen ikke er engageret, mindskes sandsynligheden for succes – og i bedste fald ender man med et ledelsessystem, som er afkoblet fra den daglige drift.
  2. ITALESÆTTELSE
    De systemansvarlige skal udvikle sig fra administratorer og compliance til at være sparringspartnere, som skaber bevidsthed i organisationen. De skal også formå at lægge en kommerciel vinkel på kvalitetsarbejdet.
  3. UDDANNELSE
    Alle medarbejdere skal forstå standardens krav til dokumentation, processer og overvågning. Opmærksomhed på procedurer, mål og politikker er afgørende.
  4. RESSOURCEALLOKERING
    Vær forberedt på at afsætte den nødvendige tid, medarbejdere og økonomi til certificeringen.
  5. LEDELSESSYSTEM TIL SPORBARHED
    ISO-standarder kræver omhyggelig dokumentation af processer. Etablér et veludviklet system til at håndtere det – også for at lette det interne ressourcebehov i det fremadrettede systemvedligehold.
  6. FOR KOMPLEKS IMPLEMENTERING
    Undgå at gøre processen mere kompliceret, end den behøver at være. Hold det simpelt og effektivt. Et overdokumenteret system kan også være en afvigelse.
  7. LØBENDE VEDLIGEHOLD
    ISO-certificering kræver løbende vedligehold og forbedring. Ignorér ikke det efter certificeringen. Se det som en proces, hvor certificeringen er starten på en intern udvikling i virksomheden.

 

Mere om ISO certificering? 

Hop til vores side “ISO 9001 stiller krav til dit kvalitetssystem“

 
 

Om Dennich Sørensen

Founder og Managing Partner i Valcert – valcert.dk

Valcert rådgiver i certificering af ledelsessystemer indenfor ISO 9001, ISO 14004, ISO 45001, ISO 27001, ISO 13485, ISO 22000, ISO 27001 og ISO 3834. I krydsfeltet mellem forretningsudvikling og kvalitet leverer Valcert sparring, viden og redskaber til at opfylde ISO-krav gennem hele certificeringsprocessen.

Sådan får du maksimal værdi ud af virksomhedens data

Vidste du?

28/08-2023

BI i ledelsessystemer

Selvom Business Intelligence – også kaldet BI – bliver mere og mere udbredt, har mange kvalitetsansvarlige et begrænset kendskab til, hvordan de opnår den fulde værdi af BI-værktøjer og metoder. Andre kvalitetsansvarlige er i gang med at tage bestik af muligheder og etablere den grundlæggende digitale BI-infrastruktur, men er endnu ikke i mål.

 

I begge tilfælde gælder det, at vejen hen til en fuldt udbygget BI-strategi og en datadrevet beslutningskultur i høj grad afhænger af virksomhedens digitale modenhed og en dedikeret indsats for at integrere data fra forskellige kilder. Den stærke BI-strategi kræver også, at man opbygger nogle gode analytiske modeller, så man sikrer, at de rette medarbejdere og beslutningstagere har adgang til relevant information.

 

Arbejder din virksomhed allerede i IPW, er I heldigvis langt i forhold til at kunne udnytte jeres indsamlede data til at håndtere konstante forandringer, identificere fejlslutninger, få øje på nye forretningsmuligheder og opbygge en agil og tilpasningsdygtig virksomhedskultur.

 

Digitalisering er en konstant modenhedsrejse

Der er stor forskel på virksomheders digitale niveau, men det er en fælles præmis, at digitalisering er en vedvarende modenhedsrejse.

 

  1. Digitalisering af processer – fx med IPW-formularer
    Etablering af en grundlæggende digital infrastruktur. IPW-entusiaster er i gang med netop det, for det er (blandt andet) det, man gør ved at bruge IPW formularer som dataopsamlingsredskab.
  2. Digital tilstedeværelse – fx E-handel og SoMe strategi
    Digitalisering ses som en helhed i forhold til forretningen, og man opererer med en eller anden form for digital markedsføringsstrategi.
  3. Dataanalyse/Datavisualisering – fx Power BI
    Next level og det, som vi kigger på her. Her handler det om dataudtræk og formidling af live data til ledelse og medarbejdere. Kvalitetsledelsen træder et udviklingstrin op, og kan visualisere komplekse datasæt med ultrapræcise og letforståelige modeller.
  4. IT-sikkerhed
    Jo mere digitale vi bliver, jo større krav bliver der til systemer. Derfor oplever du sandsynligvis, at din virksomhed arbejder meget mere med IT sikkerhed, end den gjorde for bare 2-3 år siden.
  5. Innovation via teknologi – industri 4.0 (loT, AI, machine learning)
    Øverste trin er at anvende digital innovation og -værktøjer i forhold til sin forretning, produktudvikling og processer.

 

Brug BI til IPW-data!


For nogle er ledelsesrapportering det tørreste, der findes: En beskrivelse af noget, der foregik for lang tid siden, kraftigt reduceret ind til det, der kan beskrives med tal. Med BI oplever du værdien af al den gode data, I opsamler fra formularer og registreringer på tværs af organisationen. Og du kan præsentere data og statistik på en måde, så dine kolleger forstår det, og ledelsen kan laser-fokusere på den strategiske dagsorden.

 

Alt sammen via opsætning af IPWs datakilde API. API’et giver nem adgang til brug i business intelligence systemer, fx PowerBI, så data behandlet i IPW hele tiden vises live. Og i stedet for manuel eksport og opdatering kan det opsættes til at køre automatisk.

PowerBI, som er det mest udbredte og anvendte, er bare et af de mulige datavisualiseringsværktøjer. Alternativer kunne være Qlik Sense, Tableau – eller Excel.

Hvorfor BI i dit ledelsessystem
  • Avanceret analyse
    Interaktive visualiseringer og dashboards hjælper med at få øje på mønstre, tendenser og uudnyttede forretningsmuligheder, som er svære at se i rådata.
  • Realtidsdata
    I følger vigtige nøgletal i realtid. Adgang til øjeblikkelige svar øger effektiviteten, og aktuelle problemstillinger holdes under kontrol.
  • Datainformeret beslutningstagning
    Dybdegående rapportering gør det let at vurdere scenarier og forudse konsekvenser i den strategiske planlægning.
  • Identifikation af fejl og uregelmæssigheder Visuel præsentation af datasæt hjælper med at synliggøre fejl og fejlslutninger, manglende data og uregelmæssigheder.

Det skal du være opmærksom på før dataudtræk på den enkelte formular

Så ingen tvivl om, at BI er et konkurrenceparameter, som giver værdifuld indsigt ved optælling af produktafvigelser, nærved-hændelser, audit, safety overview og meget andet – opdelt afhængig af, hvilke modtagere data er tilgængelige/præsenteres for.

Inden du påbegynder processen med datavisualisering, bør du nemlig forholde dig til, hvad det enkelte dashboard skal resultere i, når du er færdig med at arbejde med dine data.

 

 

Først og fremmest: Hvem er målgruppen for det dashboard, du vil publicere – og hvilket budskab ønsker du at formidle?

Det næste, før du gør brug af PowerBI eller Excel-data, er at tage et stykke papir og tegne, hvad du konkret vil præsentere din modtager for. Det at have noget visuelt at forholde sig til, gør ting meget nemmere at arbejde med, for man kan hurtigt komme til at fokusere for dybt på data og glemme, at det skal formidles til modtager.

 

Opbyg det rigtige datagrundlag

Det vigtige er at opsætte formularer med hensigtsmæssige felter og datatyper. Når du har et antal registreringer – hvad kunne så være interessant at benchmarke op imod? Det er rart at have en markering af, om man når targets, så i stedet for bare at registrere antal, bør man have et forholdstal på hændelser, som man holder imod fx antal medarbejdere.  

Alle, der arbejder i IPW, kender allerede deres datamodeller på relevante områder i processen, for de har selv valgt deres datainput. Men er der tale om formularer uden mange faste værdier, kan en IPW konsulent hjælpe med at sikre det gode grundlag for at opnå nye, interessante indsigter.

Skab ejerskab og succes
med et nyt ledelsessystem

Af Jonas Eilsø, UX designer hos Junto Studio

Vidste du?

15/06-2023

Digitalt ledelsessystem?

Her er syv vigtige skridt til

en vellykket bruger-onboarding

 

Du ved, hvor essentielt det er at omsætte strategiske målsætninger til konkret adfærd og daglig praksis. Så hvis du fik til opgave at skabe ejerskab for et nyt ledelsessystem – hvordan ville du så gribe det an?

 

Hvilke aktiviteter ville du lade styre onboarding processen? Hvordan ville du undgå at stå i vejen for dine egne systemambitioner? Og hvordan ville du analysere input og sætte en retning?

Det spørger vi Jonas Eilsø, UX designer hos Junto Studio, om. Hver dag hjælper han virksomheder med udfordringer på brugeradfærd og brugervenlighed og alt det, der har det med at drille. Her giver han syv bud på, hvordan du jonglerer med onboarding processen af et nyt ledelsessystem:

 

Hvad ser du som den største faldgrube ved IT-projekter, fx ved implementering af nyt ledelsessystem?

”Det er en klassiker, at ledelsen og de systemansvarlige har et lidt enøjet fokus på tid og ressourcer. Når de har fundet deres vej med selve systemudviklingen og den tekniske del af implementeringen, løber de hurtigt ned ad den. Der er også en tendens til at lægge ud med et komplekst setup i stedet for at starte simpelt og tage sig tid til at inddrage de nære perspektiver fra medarbejderne. I mine øjne bør onboarding af brugerne være et fuldt prioriteret forretningstiltag. Man skal huske, at system ikke er bedre end sine brugere.”

 

Hvordan formidler man implementeringen af det nye system til medarbejderne?

”Først og fremmest er det vigtigt at få onboarding processen til at handle om mere end information. Betragt det som en udviklingsrejse. Det gælder om at aktivere hele organisationen og få skabt involvering i projektet fra start. Den daglige bruger skal inddrages og inkluderes på en positiv måde, der gør brugeren til en aktiv deltager i stedet for et gidsel. Det bløder brugerne op for forandring. Men du vil kun kunne skabe engagement, når du kan overbevise dem om, at systemet gør deres arbejde nemmere/hurtigere/sjovere. Del salgstalen for systemet op i brugersegmenter, så du kan formidle værdien og fordelene for netop dem.”

 

Men hvordan håndterer man modstand fra ’løbe skrigende væk’- kollegatyper?

”Du skal gøre dig klart, at du ikke kan gøre alle tilfredse. Prøver du på det, så fejler du. Kommuniker i stedet, at du er åben over for input og brug energi på at finde fælles fodslag med eventuelle modspillere. Stil mange spørgsmål og vær inviterende. Det fungerer generelt bedst med en drypvis introduktion og implementering af systemet, hvis det er muligt. Det bør være en glidende proces, hvor medarbejderen ikke udsættes for et bombardement af information.”

 

Hvordan kan man bruge UX design som motivation til, at systemet bliver brugt?

”Design af brugerfladen i systemet kræver omhyggelig overvejelse. Gennemtænk alle designelementer. Det skal være nemt og intuitivt at navigere rundt, og det overordnede arbejdsflow skal give mening. Derfor forudsætter den gode onboarding-oplevelse, at du har en klar forståelse af brugernes hverdag og behov. Det forudsætter også, at du holder brugerfladen simpel, og fjerner al funktionalitet og indhold, som ikke skal bruges. Alt for ofte hører jeg beslutningstagere sige, at de lige beholder den funktionalitet, fordi det kunne jo være, at den skal bruges senere. Eller ”Den funktion skal I ikke bruge, men det er en standard i systemet, så den er der bare”. Det er med til at skabe kompleksitet, og når man skal lave en adfærdsændring – som et nyt system er – så skal alt unødig kompleksitet fjernes.”

 

Hvordan styrker man lettest medarbejdernes forståelse for systemet? Er løsningen fx træning, workshops, kurser?

”Min klare anbefaling er: Lav en veltilrettelagt brugerintroduktionsproces, der inkluderer både introduktion, træning og tilvænning. Sørg for, at alle interessenter får hands-on fortrolighed med, hvordan nøglefunktioner fungerer. Men gør det ikke komplekst. Fokusér på det, der betyder noget. Udover at medarbejderne hurtigt bevæger sig hjemmevant på platformen, reducerer en ordentlig oplæring også antallet af supportanmodninger. Brugere, der forstår, hvordan de arbejder i systemet, har mindre brug for support, så virksomhedens omkostninger til support reduceres. Brugerne glæde ved systemet forhøjes også markant.”

 

Hvordan indsamler og analyserer man data omkring brugeradfærd, så man løbende kan optimere systemet?

”Jeg foreslår, at du opsætter 5-7 adfærdsmål for systemet med fokus på de primære brugerrejser, som der løbende holdes øje med. Sørg for, at du har mulighed for at kunne trække den relevante adfærdsdata ud af systemet. Risikoen kan være, at man let drukner i dataoverload og mister overblikket, så kig kun på de opsatte mål.”

 

Hvordan sikrer man, at der fortsat optimeres på og arbejdes med systemet?

”Du skal være opmærksom på hele tiden at sikre den brede involvering og opfordre brugerne til at bidrage med input. Vis, at idéudveksling er værdifuld, og at feedback tages seriøst ved løbende at optimere på baggrund af brugerinput. Generelt er det vigtigt, at du deler og synliggør både mål og viden med hele virksomheden, så systemet bliver ved med at være top of mind.”

 

”BRUGERINDDRAGELSE OG INTUITIVT UX-DESIGN ER AFGØRENDE FOR REEL ONBOARDING – OG FOR AT SKABE MAKSIMAL FORRETNINGSVÆRDI.”

 

 

JONAS EILSØ

Co-founder af Junto Studio

junstostudio.dk

 

Jonas designer, analyserer og tester på brugeradfærd, og alt, hvad han foretager sig, er forankret i hans omfattende viden om intuitiv UX. Det praktiserer han bl.a. i Junto Studio – et digitalt design studio med speciale i UI og UX design, brugertest, brugerrejse mapping, digital konceptudvikling, UX Analyse og strategi og konverteringsoptimering.

 

ENORM: Insektfabrikken, der vil lave bæredygtig produktion af animalsk protein

Balancen mellem klima, kvalitet og produktion

Vidste du?

03/05-2023

Integrering af bæredygtighed i kvalitetsledelsen

Hvordan får vi et mere CO2-neutralt landbrug og fødevareproduktion? En dansk pionérvirksomhed vil transformere branchen med cirkulær og klimaneutral produktion af insektprotein.

I Magasinet Kvalitet fortæller kvalitetskoordinator Bettina Klaris om at finde balancen mellem klima, kvalitet og produktion, om forankring af FN’s Verdensmål og om at udvikle et fleksibelt kvalitetsledelsessystem, der kan håndtere det hele.

 

Læs med og få inspiration til bæredygtighedstiltag

Bæredygtighed-i-kvalitetsledelsen-hos-ENORM_DFK

Om ENORM

ENORM Biofactory står bag insektproduktion og industriel forarbejdning af proteinlarver, som bliver til insektmel og insektolie.

Enorm ser bæredygtig udvikling som en integreret til af forretningsskabelsen, da det at sikre en bæredygtig og effektiv brug af ressourcer og at reducere den samlede mængde af mad der går til spilde, er helt essentiel for Enorm.